Como controlar a validade dos produtos e reduzir o desperdício

Produto vencido jogado fora é dinheiro indo para o lixo. E o desperdício raramente aparece num único grande evento: ele acontece em pequenas perdas diárias que ninguém soma.

A boa notícia é que um controle de validade simples, repetido todos os dias, reduz muito essas perdas.

Onde o desperdício costuma nascer

• Produtos “escondidos” no fundo da câmara ou da prateleira.
• Etiquetas faltando, rasuradas ou sem data.
• Compra acima da necessidade.
• Armazenamento errado, que reduz a vida útil.
• Ninguém responsável por olhar a validade com frequência.

Método simples em 5 passos

1. Identifique tudo

Todo produto aberto, manipulado ou transferido de embalagem precisa de etiqueta com nome, data de abertura/produção e validade. Sem etiqueta, não há como controlar.

2. Organize pelo PEPS

PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) ou, mais exatamente, PVPS/FEFO (primeiro que vence, primeiro que sai): o produto mais antigo ou com menor validade fica na frente e sai primeiro. Em câmaras e prateleiras, reorganize sempre que receber mercadoria nova.

3. Faça rondas de validade

Defina quem e quando: por exemplo, uma ronda por turno nos setores críticos (laticínios, carnes, frios, hortifrúti). A ronda deve gerar registro, mesmo que nenhum item esteja vencido, pois isso prova que a conferência aconteceu.

4. Defina o que fazer com itens próximos do vencimento

Tenha uma regra clara:

• Usar primeiro em preparos do dia.
• Promover ou destacar no cardápio.
• Transferir ou doar, conforme as regras aplicáveis.
• Descartar o que venceu e registrar o motivo.

5. Use os dados para comprar melhor

Se o mesmo item vence toda semana, a compra está acima do consumo. O registro de descartes mostra isso com clareza.

Checklist de ronda de validade

• Todos os itens com etiqueta legível
• Produtos organizados por data (menor validade na frente)
• Itens vencendo em poucos dias separados e sinalizados
• Nenhum item vencido em uso ou à venda
• Descartes registrados com motivo e responsável
• Temperatura de câmaras conferida durante a ronda

O papel da tecnologia

No papel, a ronda de validade costuma virar uma ficha que ninguém lê. Num checklist digital, você pode exigir foto dos itens críticos, registrar a data de validade do lote e abrir um plano de ação quando algo vencer. O gestor acompanha quem fez a ronda e quando, sem estar no local.

Esse tipo de controle é central em padarias e mercados e em restaurantes e bares. Veja também o checklist de recebimento de mercadorias, que ajuda a barrar o problema já na entrada.